| |
ESITTELY
|
| |
Huom! Alla olevat toiminnot on esitelty Pro-versiosta.
BillMate Laskutusohjelman Lite-versio on edullisempi ja toiminnoiltaan suppeampi kuin BillMate ohjelman Pro-versio.
Jos käyttöönne riittää ohjelma joka sisältää pääasiassa yhden yrityksen asiakasrekisterin, laskutustoiminnot ja
tuoterekisterin niin Lite-versio on oikea valinta.
Esittely-/ohjevideot ohjelman eri toiminnoista:
1. Uuden yrityksen lisääminen (1 min 41 s)
2. Asiakkaan lisääminen (1 min 35 s)
3. Asiakaskohtaiset muistiinpanot, eli Pvm ja asia -toiminto (55 s)
4. Asiakaskohtaiset muistutukset (1 min 5 s)
5. Asiakkaan luottotietojen tarkistus Intrum Oy:n luottotietorekisteristä (1 min 44 s)
6. Tarjouksen/myyntitilauksen lisääminen (1 min 36 s)
7. Myyntilaskun luonti tarjouksesta/myyntitilauksesta (1 min 11 s)
8. Uuden myyntilaskun lisääminen järjestelmään (1 min 41 s)
9. Maksuehtoalennukset BillMatessa (3 min 17 s)
10. Ryhmälaskujen muodostaminen (1 min 54 s)
11. Sähköpostilaskujen lähettäminen (1 min 39 s)
12. iPost laskujen lähettäminen (2 min 5 s)
13. Finvoice verkkolaskujen lähettäminen (2 min 3 s)
14. Pankin viiteaineiston lukeminen ja sen kohdistaminen laskuille (1 min 40 s)
15. Maksukehotusten muodostaminen (1 min 57 s)
16. Laskujen lähettäminen Intrum Oy:n muistutettaviksi / perittäviksi (2 min 7 s)
17. Hyvityslaskun tekeminen (1 min 40 s)
18. Laskupäiväkirjan tulostaminen (51 s)
19. Laskujen arkistointi (1 min 5 s)
20. Ostotilauksen lisääminen järjestelmään (2 min 7 s)
21. Saapuneiden tuotteiden lisääminen varastoon (2 min 22 s)
22. Ostolaskun lisääminen järjestelmään (3 min 32 s)
23. Ostolaskun lisääminen järjestelmään pankkiviivakoodilla (1 min 58 s)
24. Maksuaineiston muodostaminen ja lähettäminen (2 min 51 s)
25. Tuotteen lisääminen järjestelmään (58 s)
26. Sähköpostitiedotteen lähettäminen asiakkaille (massapostitus) (59 s)
27. Varastosaldojen nollaaminen (52 s)
Yhteisöt
BillMate Laskutusohjelmaan on mahdollista syöttää rajaton määrä erilaisia yrityksiä ja jokaisen yrityksen tietoja hallitaan omana kokonaisuutenaan.
Tarvittaessa jokaisen yrityksen tiedot voi suojata omalla salasanalla.
Asiakasrekisteri
Jokaiselle yritykselle voi syöttää rajattoman määrän asiakkaita ja käyttäjä voi vapaasti luoda erilaisia
asiakasryhmiä. Ohjelmasta on mahdollista tulostaa raportteja esim. kaikista asiakkaista tai valittuun
ryhmään kuuluvista asiakkaista. Tällaisia raportteja ovat mm. asiakaskortit, asiakasluettelot ja
postitustarrat. Lisäksi ohjelmasta voidaan lähettää asiakkaille sähköpostia massapostituksen avulla.
Tarjoukset/Myyntitilaukset
Jos halutaan niin ohjelmaan voidaan syöttää myös tarjouksia ja myyntitilauksia. Näiden pohjalta on mahdollista
tulostaa erilaisia raportteja kuten Tarjouksia, Tilausvahvistuksia, Lähetteitä ja Keräilylistoja. Ohjelma osaa
muodostaa tarjouksista tai myyntitilauksista myös laskuja.
Myyntilaskut
Laskujen muodostaminen on todella helppoa. Uuden laskun muodostaminen tapahtuu muutamalla napin
painalluksella; sillä järjestelmä tuottaa laskuille automaattisesti kaikki perustiedot sekä
luo viitenumeron ja viivakoodin. Ohjelmassa on myös ryhmälaskutus -toiminto joka mahdollistaa
samankaltaisten laskujen luonnin suurelle joukolle yhdellä kertaa. Laskulle/kuitille on mahdollista
lisätä tuotteita myös viivakoodilukijan avulla. Tästä voit katsoa miltä ohjelmasta tulostettu lasku
näyttää (pdf-muodossa):
BillMateLasku.pdf.
Ohjelma osaa muodostaa myös hyvityslaskuja ja maksukehotuksia. Maksukehotuksille järjestelmä osaa
laskea automaattisesti viivästyskorot ja maksukehotusmaksut.
Ohjelmalla on mahdollista laskuttaa asiakkaita myös eri valuutoilla sillä asiakkaille voidaan
määritellä oletusvaluutta jota käytetään laskuilla. Tarvittaessa valuutan voi vaihtaa laskukohtaisesti.
iPost
Ohjelman avulla on mahdollista luoda laskuista ja maksukehotuksista iPost -tiedostoja.
Muodostuneet tiedostot voidaan lähettää Itellan iPost -keskukseen, jossa kirjeet
tulostetaan, laitetaan kuoriin ja toimitetaan edelleen kirjepostina lähetysten vastaanottajille.
Lisätietoa aiheesta löytyy Postin sivuilta osoitteesta:
http://www.ipost.fi.
Finvoice
Ohjelman avulla on mahdollista luoda Finvoice verkkolaskuja. Verkkolaskut voidaan toimittaa maksajille välittäjän kautta (yleensä pankki)
tai ne voidaan lähettää sähköpostin liitteinä suoraan vastaanottajille.
Lisätietoa Finvoice verkkolaskuista löytyy
Finanssialan Keskusliiton sivuilta.
Myyntireskontra
Laskujen maksutilanteen seuranta on helppoa. Ohjelma pystyy lukemaan pankin viiteaineistotiedostoja ja ohjelma osaa
automaattisesti kohdistaa aineistoon kuuluvat suoritukset laskuille. Laskuja voidaan merkitä myös manuaalisesti
maksetuiksi tai maksamattomiksi. Ohjelmasta on mahdollista tulostaa halutulta aikaväliltä lista maksetuista tai
maksamattomista laskuista.
Ostotilaukset
Järjestelmään on mahdollista syöttää ostotilauksia joille ohjelma osaa hakea automaattisesti toimittajakohtaiset
oletustiedot (mm. valuutta, maksuehto ja toimitustapa). Tarvittessa oletustietoja voidaan muuttaa tilauskohtaisesti.
Järjestelmään voidaan syöttää sekä kotimaisille että ulkomaisille toimittajille suunnattuja ostotilauksia (tuki kaikille valuutoille).
Ostotilaukset voidaan tulostaa paperille, MS Wordiin tai Pdf-muotoon. Järjestelmään luodut ostotilaukset voidaan
lähettää kätevästi myös sähköpostilla tavarantoimittajille (Pdf-liite). Ostotilauksista voidaan luoda
automaattisesti myös ostolaskut.
Ostolaskut
Järjestelmään on mahdollista syöttää ostolaskuja joille ohjelma osaa hakea automaattisesti toimittaja-/laskuttajakohtaiset
oletustiedot (mm. valuutta, maksuehto, toimitustapa ja viivästyskorko). Tarvittessa oletustietoja voidaan muuttaa ostolaskukohtaisesti.
Järjestelmään voidaan syöttää sekä kotimaisia että ulkomaisia ostolaskuja (tuki kaikille valuutoille).
Ostolaskuja voidaan lisätä ohjelmaan helposti myös pankkiviivakoodinlukijan avulla. Järjestelmä pitää sisällään myös ostolaskujen
hyväksymistoiminnon.
Ostoreskontra
Järjestelmään syötetyistä ostolaskuista voidaan muodostaa helposti maksuaineisto pankille. Tällöin ohjelma osaa
merkitä ostolaskut automaattisesti maksetuiksi annetun maksupäivän mukaan. Ostolaskuille voidaan syöttää suorituksia
myös manuaalisesti (tuki myös osasuorituksille).
Ostolaskuista voidaan tulostaa laskupäiväkirja halutulta ajalta esim. kirjanpitoa, alv-tilitystä tai omaa seurantaa varten.
Ko. raportti voidaan tulostaa maksetuista/ maksamattomista tai kaikista ostolaskuista.
Tuoterekisteri
Järjestelmään on mahdollista syöttää rajattomasti erilaisia tuotteita ja niitä pystyy kätevästi
lisäämään mm. tarjouksille/myyntitilauksille/laskuille. Laskuja käsiteltäessä ohjelma osaa automaattisesti
päivittää tuotteiden varastosaldoja.
Myyntitietojen lisäksi tuotteille voidaan tallentaa myös niiden hankintaan liittyviä tietoja. Jos hankintatiedot
on syötetty, niin tällöin ohjelmalla voidaan suorittaa myös katelaskentaa.
Tuotteille voidaan syöttää myös viivakoodit. Jos käytössä on viivakoodinlukija niin sen avulla voidaan kätevästi
lisätä tuotteita tarjouksille/myyntitilauksille/lähetteille/laskuille. Viivakoodinlukijalla on mahdollista
päivittää myös kaikki tuotehankinnat suoraan varastosaldoihin.
Tuoterekisteri tarjoaa mahdollisuuden myös asiakaskohtaisten hintojen sekä viivakoodien määrittelyille.
Järjestelmästä voidaan tulostaa useita erilaisia raportteja joiden avulla voidaan seurata mm. tuotteiden menekkiä ja
varastosaldojen tilannetta.
Tuotepaketit
Ohjelmaan on mahdollista määritellä määritellä useita tuotteita sisältäviä tuotepaketteja.
Tuotepaketit helpottavat myytävien tuotekokonaisuuksien käsittelyä koska tuotepaketit puretaan
automaattisesti tuoteriveiksi mm. tarjouksille ja myyntilaskuille. Tällöin tuotteita ei tarvitse
hakea yksitellen.
Muistutusrekisteri
Ohjelmaan pystyy syöttämään asiakaskohtaisia muistutuksia. Aina kun ohjelman käynnistää
niin järjestelmä tarkistaa onko kuluvalle päivälle tai aikaisemmille päiville tallennettu
muistutuksia. Jos muistutuksia löytyy niin niistä ilmoitetaan. Tämä on hyödyllinen ominaisuus
jota voi hyödyntää esim. markkinoinnissa.
Muoviset asiakaskortit
Ohjelmasta on mahdollista tulostaa muovisia asiakaskortteja joiden koko vastaa tavallisen pankki-/luottokortin kokoa.
Muovikortit voidaan tulostaa valitulle asiakkaalle, valittuihin ryhmiin kuuluville asiakkaille tai kaikille asiakkaille.
Lisäksi käyttäjä voi valita mitä tietoja korteille tulostetaan. Muovikorteille voidaan tulostaa myös esim. jokin
taustakuva ja/tai logo. Muovikortit voidaan tulostaan suoraan muovikorttitulostimelle.
Raportit
Ohjelmassa on tulostusvalikko, jonka avulla erilaisten raporttien tulostaminen käy
helposti. Useimpien raporttien kohdalla on mahdollista valita tulostetaanko raportit
kaikista asiakkaista, valittuihin ryhmiin kuuluvista asiakkaista vai yksittäisestä
asiakkaasta. Voit myös valita tulostetaanko raportit MS Wordiin, esikatselutilaan vai
suoraan paperille. Laskuille voidaan sisällyttää yhteisön käyttämä logo.
BillMate WebShop Pro
Suoralinkki verkkokaupan demoon: Sisään verkkokauppaan
Alla tarkempi kuvaus verkkokaupan ominaisuuksista
BillMate WebShop Pro on täydellinen verkkokaupparatkaisu joka toimii reaaliaikaisesti samassa tietokannassa BillMate
Laskutusohjelman kanssa. Tämä mahdollistaa sen, että tietoja voidaan kätevästi hallita BillMaten käyttöliittymällä eikä erillistä verkkokaupan hallinnointityökalua
tarvita. Yhdellä BillMate -ohjelmalla voidaan tarvittaessa hallita myös useita eri verkkokauppoja.
BillMatella voidaan helposti hallita verkkokaupan asiakkuuksia ja määritellä mitkä tuoterekisterin tuotteet ovat verkkokaupassa myynnissä.
BillMate ohjelman tuoterekisterissä olevien tuotteiden tiedot (mm. tuotekuvat, tuoteselosteet, varastosaldo) kuten myös asiakaskohtaiset hinnat huomioidaan
automaattisesti myös verkkokaupan puolella. Verkkokaupan kautta tulevat uudet asiakkuudet, myyntitilaukset ja laskut näkyvät heti BillMate -ohjelmassa ja ne voidaan
helposti käsitellä eteenpäin
(mm. keräilylistat/lähetteet).
Kun uusia tilauksia tulee sisään niin verkkokauppa osaa lähettää asiakkaille automaattisesti tilausvahvistukset, laskut ja kuitit. Uusista tilauksista
voidaan lähettää myös tieto verkkokaupan ylläpitäjälle jos niin halutaan. Verkkokauppa toimitetaan kaksikielisenä
(suomi ja englanti). Verkkokauppa osaa myydä ulkomaisille yhteisöasiakkaille automaattisesti nollaverokannalla
jos arvonlisäverotunniste on annettu.
Verkkokauppa on ulkoasultaan selkeä ja se sisältää mm. ostoskori -toiminnon sekä tuotteiden haku -toiminnon. Verkkokauppa osaa myös
markkinoida itse itseään. Se osaa näyttää valitun tuotteen yhteydessä listauksen niistä tuotteista joita asiakkaat ovat samalla hankkineet.
Lisäksi se osaa hakea automaattisesti listan myydyimmistä tuotteista ja näyttää ne asiakkaille. Rekisteröityneet asiakkaat voivat
kirjautua sisään verkkokauppaan jolloin he voivat selailla aiemmin tehtyjä tilauksia sekä seurata uusien tilausten etenemistä (toimitustieto).
BillMate WebShop Pro tukee mm. seuraavia maksutapoja:
Lasku
Matkahuollon bussiennakko
Postiennakko
Asiakas voi vapaasti päättää mitkä maksutavat haluaa ottaa käyttöön verkkokaupassa.
Jos maksutavaksi valitaan verkkomaksu niin asiakkaat voivat maksaa ostoksensa tilauksen yhteydessä. Onnistuneesta verkkomaksusta
generoidaan automaattisesti maksettu lasku BillMate Laskutusjärjestelmään sekä lähetetään kuitti sähköpostitse.
Verkkokauppa voi toimia itsenäisesti tai se voidaan liittää osaksi asiakkaan jo olemassa olevia www-sivuja. WebShop Pro soveltuu
sekä kuluttuja-asiakkaiden että yritysasiakkaiden kauppapaikaksi (näkyvissä sekä verottomat että verolliset hinnat). Verkkokauppaa
voidaan käyttää myös myyjien työkaluna. Myyjät voivat tällöin syöttää tilaukset järjestelmään ajasta ja paikasta riippumatta vaikka
kännykällä tai kannettavalla.
Verkkokaupan demoon voitte tutustua tästä linkistä: Sisään verkkokauppaan.
Hinnasto -linkin alta löytyy tietoa siitä mitä BillMate WebShop Pro maksaa.
Järjestelmä on syntynyt usean vuoden kehitystyön tuloksena ja sen kehittämiseen on osallistunut
lukuisia eri toimialoilla toimivia yrityksiä. Ohjelman ensimmäinen versio (1.0) julkaistiin 15.10.2000
ja kehitystyö jatkuu edelleen. Ohjelman kehittämisestä
vastaa Comeira Oy.
| |
|
